학원 상담 전화 AI 응대: 수업 중 레벨 테스트 문의까지 받는 법

학원은 수업 시간이 곧 전화가 가장 많이 오는 시간이에요. 제로콜을 쓰면 선생님이 수업하는 동안 걸려온 상담 전화를 AI 상담원 콜리가 받아 시간표, 수강료, 위치를 먼저 안내하고, 레벨 테스트와 상담 신청은 학생 정보와 희망 일정을 받아 정리해 둬요. 일정 확정과 상담은 쉬는 시간에 선생님이 이어서 하면 돼요.

아래는 이해를 돕기 위한 예시 상황이에요. 시간, 가격, 규칙은 실제 매장 기준으로 바꿔서 적용하면 돼요.

학원 상담 전화가 수업 시간에 몰리는 이유

학부모는 퇴근길이나 아이를 데리러 가는 길에 전화를 거는 경우가 많아요. 그 시간에 선생님은 교실에 있고, 행정 담당이 따로 없는 학원이라면 전화가 그대로 쌓여요.

• 개강 시즌에는 문의가 몰려 상담이 밀려요.
• 시간표와 수강료를 매번 같은 말로 설명해요.
• 상담만 받고 등록하지 않은 학부모에게 다시 연락할 여력이 없어요.

예시로 보는 하루: 수업 전부터 마지막 수업 후까지

예를 들어 중등부 수학을 가르치는 학원이라면 하루가 이렇게 흘러가요. 수업 전에 매뉴얼을 점검하고, 수업 중 전화는 AI에게 맡기는 방식이에요.

• 수업 전: 시간표나 수강료가 바뀌었다면 해당 매뉴얼을 먼저 고쳐요. 고치면 바로 반영돼요.
• 수업 중: '중2 수학 반 시간표가 어떻게 되나요?'라는 전화에 AI가 매뉴얼대로 요일과 시간을 안내해요.
• 레벨 테스트 문의: 학생 이름, 학년, 과목, 희망 일시를 노트 매뉴얼로 받아 신청을 접수해요. 반 정원이나 남은 자리는 AI가 알지 못하니 확인 후 연락드린다고 안내해요.
• 쉬는 시간: AI 탭의 확인 필요 액션에서 접수 카드를 보고, 학부모에게 전화나 문자로 테스트 일정을 확정해 알려요.
• 마지막 수업 후: 미운영 중 응대 모드를 'AI만'으로 두면 밤늦게 온 문의도 접수해 두고 다음 날 확인할 수 있어요.

학원 레벨 테스트 접수 설정 방법

• 매장 기본 설정에 운영 시간, 주소, 주차 안내를 적어요. 학부모가 차로 데려다주는 경우가 많다면 정차 위치도 함께 적어 두세요.
• 응답 매뉴얼에 학년별 시간표, 수강료, 레벨 테스트 방법을 각각 손님 말투 제목으로 등록해요.
• 노트 매뉴얼로 '레벨 테스트 신청'을 만들고 학생 이름, 학년, 과목, 희망 일시를 접수 필드로 넣어요.
• 바로 상담을 원하는 학부모를 위해 노트 매뉴얼의 '접수 후 담당자 연결'을 켜 둘 수도 있어요. 수업 중이라 받을 사람이 없다면 끄고 쉬는 시간에 회신하는 편이 나아요.

아래는 응답 매뉴얼 예시 문구예요. 시간표와 금액은 학원 기준으로 바꿔 쓰세요.

주의할 점: 개인정보와 단체 문자

• 반 정원, 남은 자리처럼 실시간으로 바뀌는 정보는 매뉴얼에 넣지 마세요.
• 학생 성적이나 상담 기록 같은 개인정보는 매뉴얼에 넣지 마세요. AI가 다른 사람에게 말할 수 있는 내용만 적어요.
• 환불, 반 이동, 민원처럼 판단이 필요한 전화는 담당자에게 연결하라고 매뉴얼에 적어 두세요.
• 설명회나 개강 소식을 단체 문자로 보낼 때 광고성 문자라면 '(광고)' 표기와 무료 수신거부 방법을 넣고, 21시부터 다음 날 8시 사이 발송은 별도 동의가 필요해요(정보통신망법 제50조).

수업과 상담 전화를 한 사람이 동시에 하기는 어려워요. 학원·교습소에 맞는 기능은 zerocall.kr/shop/industry/education 에서 볼 수 있으니, 가장 많이 받는 질문부터 매뉴얼에 옮겨 보세요.