카페 단체 주문·케이크 픽업 문의 전화, AI로 받아 글로 남기는 법

카페에서 가장 놓치기 아까운 전화는 단체 주문과 케이크 예약이에요. 그런데 이런 전화는 꼭 바 안에서 음료를 만들고 있을 때 울려요. 제로콜을 쓰면 AI 상담원 콜리가 먼저 받아 영업시간 같은 질문에는 바로 답하고, 단체 주문과 케이크 픽업 문의는 수량, 문구, 픽업 시간을 받아 글로 정리해 둬요.

아래는 이해를 돕기 위한 예시 상황이에요. 시간, 가격, 규칙은 실제 매장 기준으로 바꿔서 적용하면 돼요.

카페 전화 응대가 어려운 세 가지 순간

카페 전화는 짧지만 받아 적을 게 많아요. 아메리카노 몇 잔인지, 몇 시에 가지러 오는지, 케이크에 어떤 문구를 넣는지 하나만 빠져도 다시 전화해야 해요.

• 음료를 만드는 중에는 손을 떼기 어려워 전화를 놓쳐요.
• 단체 주문이 전화로만 들어와 따로 적지 않으면 기록이 남지 않아요.
• 케이크 문구와 사이즈를 구두로 받다 보면 빠뜨리기 쉬워요.
• 개인 휴대폰을 가게 번호로 쓰고 있어 일과 사생활이 섞여요.

예시로 보는 하루: 오픈부터 마감까지

예를 들어 음료와 홀케이크를 함께 파는 동네 카페라면 하루가 이렇게 흘러가요. 오픈 전에 오늘 켜 둘 매뉴얼만 확인하고, 바쁜 시간에는 전화를 AI에게 맡겨요.

• 오픈 전: 시즌 케이크 안내처럼 기간이 정해진 매뉴얼은 이때 켜고 꺼요.
• 오전: '내일 회의에 아메리카노 스무 잔 픽업 가능할까요?'라는 전화에 AI가 메뉴, 수량, 픽업 날짜와 시간, 포장 요청을 받아 접수해요.
• 오후: 케이크 문의에는 사이즈별 안내와 문구 가능 여부를 매뉴얼대로 답하고, 원하는 문구와 픽업 일시를 받아 둬요. 당일 남은 케이크 수량은 AI가 알지 못하니 확인 후 연락드린다고 안내해요.
• 마감 전: AI 탭의 확인 필요 액션에서 접수 카드를 보고, 재료와 일정을 확인한 뒤 고객 번호를 눌러 문자로 확정 안내를 보내요.

카페 단체 주문 접수 설정 방법

AI 탭의 '응답 매뉴얼 추가/수정'에서 매뉴얼을 만들어요. 매뉴얼 종류는 질문에 답하는 '일반'과 정보를 받아 적는 '노트'가 있어요.

• 일반 매뉴얼: 영업시간, 주차, 단체 주문 마감 기준, 케이크 사이즈 안내처럼 정해진 답이 있는 질문을 등록해요.
• 노트 매뉴얼(단체 주문): 성함, 메뉴와 수량, 픽업 날짜와 시간, 포장 요청을 접수 필드로 만들어요.
• 노트 매뉴얼(케이크 예약): 사이즈, 문구, 픽업 일시를 필드로 두고, 문구는 필수로 정해 두면 빠뜨리지 않아요.
• 접수된 내용은 확인 필요 액션에 쌓이고, 처리를 마치면 [확인 완료]를 눌러 정리해요.

아래는 응답 매뉴얼 예시 문구예요. 마감 기준과 가격은 매장 기준으로 바꿔 쓰세요.

주의할 점: AI에게 맡기지 말아야 할 것

• 남은 케이크 수량이나 원두 재고처럼 실시간으로 바뀌는 정보는 매뉴얼에 넣지 마세요. 확인 후 연락드린다고 안내하도록 적어 두세요.
• 주문은 접수까지만 AI가 해요. 재료와 일정을 확인한 뒤 확정 연락은 사장님이 직접 해요.
• 문구 철자가 헷갈리면 통화 상세에서 녹음과 대화 내역을 다시 확인할 수 있어요.
• 알레르기나 재료 문의처럼 정확해야 하는 질문은 담당자에게 연결하라고 매뉴얼에 적어 두는 편이 안전해요.

단체 주문 한 건, 케이크 한 건이 하루 매출을 바꾸기도 해요. 카페에 맞는 기능은 zerocall.kr/shop/industry/cafe 에서 볼 수 있으니, 자주 받는 주문부터 노트 매뉴얼로 만들어 보세요.