정비소 전화 응대, 리프트 아래에서 작업 중에 걸려오는 정비 예약 문의 받는 법

정비소 전화는 꼭 손이 기름투성이일 때 울려요. 리프트 아래에서 작업 중이면 장갑을 벗고 전화를 받는 것만으로 작업 흐름이 끊기고, 안 받으면 입고 문의 하나를 놓치게 돼요. 이럴 때는 AI가 먼저 받아 차종과 증상, 희망 입고 시간을 접수하고, 정비사는 작업을 마친 뒤 정리된 내용을 보고 회신하는 방식이 잘 맞아요.

아래는 이해를 돕기 위한 예시 상황이에요. 사장님과 정비사 두어 명, 카운터를 보는 직원 한 명이 있는 동네 정비소를 떠올리며 읽어 주세요.

정비 예약 전화에서 받아야 할 정보

정비 문의는 차종과 증상을 듣지 않으면 아무것도 답할 수 없어서 통화가 길어지기 쉬워요. 받아야 할 항목을 미리 정해 두면 짧게 끝나요.

특히 증상 설명은 손님마다 표현이 달라서, AI가 받아 적은 요약만으로 판단하기 어려울 때가 있어요. 그럴 때는 통화 상세에서 녹음을 다시 듣거나 대화 내역을 텍스트로 확인하면 손님이 실제로 어떤 소리를 들었는지, 언제부터 그랬는지 정확히 알 수 있어요. 회신 전에 한 번 읽어 보면 첫마디부터 구체적으로 물어볼 수 있어요.

• 차종과 연식
• 증상이나 원하는 작업(엔진오일, 타이어, 소음 점검 등)
• 희망 입고 날짜와 시간대
• 보험 처리 여부 같은 추가 요청
• 회신받을 연락처

노트 매뉴얼로 입고 문의를 접수해요

제로콜 앱에서 매뉴얼 종류를 노트로 고르면 위 항목을 접수 필드로 만들 수 있어요. AI는 통화 중에 필드를 하나씩 확인해 받아 적고, 접수된 내용은 AI 탭의 확인 필요 액션에 카드로 쌓여요. 푸시 알림도 오니까 작업 사이 잠깐 쉴 때 확인하면 돼요.

엔진오일이나 와이퍼 교환처럼 정형화된 작업의 기본 비용과 소요 시간은 일반 매뉴얼로 등록해 두면 AI가 안내할 수 있어요. 다만 오늘 바로 입고가 되는지, 리프트가 비어 있는지는 AI가 알 수 없어요. 입고 시간은 접수만 받고, 확정은 작업 일정을 아는 사람이 연락해서 정하는 게 맞아요.

정비 중인 사람의 휴대폰은 울리지 않게

제로콜은 그룹 멤버 여러 명의 휴대폰이 동시에 울리는 방식이에요. 정비사까지 모두 울리면 오히려 방해가 되니, 설정의 멤버별 전화 수신 설정에서 정비사 수신을 꺼 두고 카운터 직원과 사장님만 받게 하는 방법이 있어요. 수신을 끈 멤버에게는 전화가 가지 않고, 바꾸면 바로 적용돼요.

응대 모드는 운영 중에 AI + 운영자로 두면 AI가 먼저 받고 필요할 때 사람에게 연결해요. 카운터도 바쁠 때는 AI가 접수까지 받아 두고, 손님이 사람을 찾거나 사고 차량처럼 판단이 필요한 내용이면 연결되게 매뉴얼에 적어 두세요.

출고 안내와 통화 기록 활용

정비가 끝났다는 연락도 매번 일이에요. 통화 상세나 확인 필요 액션 카드에서 고객 번호를 누르면 바로 문자를 보낼 수 있고, 같은 날 여러 대가 출고되면 매니저 이상 권한으로 대량 문자를 쓸 수 있어요. 문자는 그룹의 업무 번호로 나가서 정비사 개인 번호가 알려지지 않아요.

나중에 손님이 그때 무슨 작업을 맡겼는지 물으면 통화 기록이 도움이 돼요. 최근기록에서 번호로 검색하면 AI 요약을 볼 수 있고, 통화 상세에서 녹음과 대화 내역을 다시 확인할 수 있어요. 정비소에 맞춘 기능 구성은 zerocall.kr/shop/industry/carrepair 에서 볼 수 있어요.

정리: 작업은 끊기지 않고 문의는 남게

정비소 전화 응대의 핵심은 작업을 끊지 않으면서 입고 문의를 기록으로 남기는 거예요. 접수 항목 다섯 가지와 전화 받을 사람부터 정해 보세요.