지점이 여러 곳인 매장의 전화 운영법, 지점별 번호·별칭과 그룹 나누기

매장이 두세 곳으로 늘면 전화부터 복잡해져요. 손님은 어느 지점에 걸었는지 말하지 않고, 사장님은 지금 울리는 전화가 본점인지 2호점인지 받기 전까지 알 수 없어요. 해결 방법은 두 가지예요. 지점마다 그룹을 따로 만들거나, 한 그룹에 지점별 번호를 두고 별칭을 붙이는 거예요. 어느 쪽이 맞는지는 지점마다 운영 방식이 얼마나 다른지에 달려 있어요.

아래는 이해를 돕기 위한 예시 상황이에요. 같은 동네에 본점과 2호점을 운영하고, 사장님이 두 곳을 오가며 관리하는 매장을 떠올리며 읽어 주세요.

제로콜에서 그룹과 번호는 어떤 관계일까요?

제로콜에서 그룹은 매장 하나에 해당하고, 그룹에는 전화번호를 하나 이상 둘 수 있어요. 통화 기록, 문자, 연락처, AI 설정은 모두 그룹 단위로 나뉘어요. 한 계정이 여러 그룹에 속할 수 있어서, 사장님은 화면 왼쪽 위 메뉴에서 그룹을 바꿔 가며 각 매장을 볼 수 있어요. 그룹 목록에는 그룹마다 안 읽은 부재중과 문자, 확인 필요 수가 표시돼요.

방법 1: 지점마다 그룹을 나누는 경우

지점마다 영업시간이나 메뉴, 가격이 다르다면 그룹을 나누는 편이 깔끔해요. 운영시간 스케줄과 응대 모드, 매장 기본 설정, 응답 매뉴얼이 그룹마다 따로라서, AI가 지점별로 맞는 정보를 안내해요. AI 첫 인사 문구에 지점명 자리표시를 넣으면 그룹 이름으로 바뀌어서, 같은 인사 문구를 써도 지점 이름이 다르게 나와요.

직원도 지점별로 초대하면 돼요. 본점 직원은 본점 그룹에만, 2호점 직원은 2호점 그룹에만 멤버로 두면 각자 자기 매장 전화만 받아요. 사장님은 두 그룹 모두에 들어가 있으면 되고요.

방법 2: 한 그룹에 지점별 번호와 별칭을 두는 경우

지점 간 운영 방식이 거의 같고 직원이 두 곳을 오간다면 한 그룹에 번호를 여러 개 두는 방법도 있어요. 전화번호 관리 화면에서 번호를 추가하고, 번호마다 2호점이나 예약 전용 같은 별칭을 붙일 수 있어요. 별칭을 붙이면 그 번호로 온 전화와 문자에 그룹명 대신 별칭이 표시돼서, 받기 전에 어느 지점 전화인지 알 수 있어요.

번호마다 받을 사람도 정할 수 있어요. 받는 사람 바꾸기에서 번호별로 지점 전원, 특정 자리, 특정 멤버 중에서 고르면 돼요. 전화를 걸 때는 다이얼 화면의 보내는 번호에서 어느 지점 번호로 걸지 고를 수 있고, 손님이 다시 걸면 그 번호로 들어와요. 연락처와 통화 기록은 한 그룹 안에서 함께 보니, 두 지점을 모두 이용하는 단골 손님 이력이 한곳에 모여요.

어떤 방식을 고를지 판단하는 기준

기존 매장에서 쓰던 유선번호가 있다면 번호이동 신청으로 제로콜로 옮길 수 있어요. 손님이 알고 있는 번호를 바꾸지 않아도 돼요. 단, 010 번호는 옮길 수 없고 사업자등록증 등록이 먼저 필요해요.

지점이 더 많아진다면

지점이 계속 늘거나 프랜차이즈 본사가 전 지점 통화를 함께 관리해야 한다면 매장 요금제보다 기업 도입이 맞을 수 있어요. 기업 도입은 지점 규모와 쓰는 기능에 따라 요금을 따로 정하고, 지점별 통화 녹음과 요약을 본사가 확인하는 구성도 상담할 수 있어요. 자세한 내용은 zerocall.kr/biz 에서 볼 수 있어요.

정리: 운영이 다르면 나누고, 같으면 묶어요

지점이 여러 곳일 때 전화 운영의 핵심은 어느 지점 전화인지 받기 전에 알게 만드는 거예요. 지점별 운영 방식을 먼저 비교해 보고 그룹 분리와 번호 별칭 중 하나를 골라 보세요.