명절·휴무일 전화 응대 준비하기: 운영시간, 부재중 안내 문자, AI 안내 설정

명절 연휴나 임시 휴무 때 가장 흔한 문제는 매장이 쉰다는 사실을 전화한 손님이 모른다는 것입니다. 신호만 가다 끊기면 손님은 영업하는지조차 알 수 없습니다. 휴무 전에 운영 상태를 바꾸고, 휴무 기간과 영업 재개일을 안내할 문구를 준비하고, 받지 못한 전화에 문자로 알리는 세 가지만 해 두면 대부분의 문의를 정리할 수 있습니다.

운영시간 스케줄은 공휴일을 자동으로 빼지 않습니다

제로콜의 운영시간 스케줄은 요일과 시간 단위로 정하고, 공휴일은 따로 빠지지 않습니다. 그래서 명절이 평일에 걸리면 스케줄상으로는 운영 중으로 처리됩니다. 휴무일에는 AI 탭의 AI 응대 설정에서 현재 상태를 운영종료로 바꿔 두는 것이 가장 확실합니다. 운영중과 운영종료는 스케줄과 상관없이 직접 지정하는 상태이므로, 영업을 다시 시작하는 날 자동으로 되돌려야 스케줄이 다시 적용됩니다.

운영종료 상태에서는 미운영 중 응대 모드가 적용됩니다. 기본값은 AI만이고, 이때 AI가 응대하며 직원에게 연결하지 않습니다. 담당자 연결 불가 시 안내 문구에 휴무 기간과 영업 재개일을 적어 두면 손님이 언제 다시 연락하면 되는지 알 수 있습니다. 번호에 ARS 통화 흐름이 연결되어 있다면 그 흐름이 먼저 적용되니 ARS 쪽 영업시간 분기도 함께 확인해야 합니다.

휴무 안내 매뉴얼을 미리 만들어 둡니다

AI를 쓰고 있다면 연휴에 쉬나요, 언제부터 영업하나요 같은 질문에 답할 매뉴얼을 따로 만들어 둡니다. 휴무 기간, 영업 재개일, 그 사이 급한 용무를 남기는 방법을 2~3문장으로 적으면 됩니다. 응답 매뉴얼은 목록의 스위치로 켜고 끌 수 있고 바로 저장되므로, 연휴 일주일 전쯤 켜고 영업 재개일에 끄면 됩니다.

연휴 전에 예약을 미리 받아야 하는 업종이라면 노트 매뉴얼로 연휴 이후 예약 요청을 접수해 둘 수 있습니다. 접수 내용은 확인 필요 액션에 쌓이므로 영업 재개일 아침에 한 번에 확인하고 회신하면 됩니다. AI는 접수만 하고 예약 확정은 매장에서 확인한 뒤 안내합니다.

부재중 안내 문자 문구를 휴무용으로 바꿉니다

부재중 안내 문자는 받지 못한 전화의 손님에게 문자를 자동으로 보내는 부가서비스입니다. 문구는 최대 2000자까지 쓸 수 있고, 그룹명 자리표시를 넣으면 그룹 이름으로 바뀝니다. 연휴 동안에는 평소 문구 대신 휴무 기간과 영업 재개일을 담은 문구로 바꿔 두고, 영업을 시작하면 원래대로 돌려놓습니다.

• 부재중 안내 문자는 건마다 문자 요금이 듭니다.
• 착신전환이 켜져 있으면 부재중 안내 문자를 보내지 않습니다.
• 휴무 안내에 할인이나 이벤트 홍보를 섞으면 광고성 정보로 볼 수 있으니 안내 목적에 맞게 씁니다.

쉬는 직원의 휴대폰은 울리지 않게 합니다

연휴 동안 직원 휴대폰까지 울리지 않게 하려면 설정의 멤버별 전화 수신 설정에서 해당 멤버의 수신을 꺼 둡니다. 바로 적용되고, 멤버는 자기 것만, 그룹장은 모든 멤버의 수신을 바꿀 수 있습니다. 반대로 연휴에도 급한 전화만은 한 사람이 받아야 한다면, 그 사람만 수신을 켜 두거나 그룹장이 착신전환으로 특정 번호에 넘기는 방법이 있습니다. 착신전환이 켜져 있는 동안에는 멤버 휴대폰이 울리지 않습니다.

단골 손님에게 휴무 일정을 미리 알리고 싶다면 매니저 이상 권한으로 대량 문자를 보낼 수 있습니다. 반복되는 영업시간과 휴무 안내를 AI에게 맡기는 방법은 zerocall.kr/shop/features/ars 에서 볼 수 있습니다.

정리

명절 전화 응대는 휴무 전날 상태 바꾸기, 안내 문구 준비, 영업 재개일에 되돌리기로 정리됩니다. 다음 연휴 일정이 정해졌다면 두 날짜를 달력에 미리 표시해 두시기 바랍니다.