노트 매뉴얼로 예약·문의 접수받기: 접수 필드와 담당자 연결 설정

전화로 들어오는 예약 문의나 상담 요청을 AI가 대신 받아 적게 하고 싶다면 노트 매뉴얼을 쓰면 돼요. 받아야 할 항목을 접수 필드로 정해 두면 AI가 통화 중에 고객에게 하나씩 묻고, 접수된 내용은 「확인 필요 액션」에 쌓여요. 이 글에서는 노트 매뉴얼을 만드는 순서와 필드 설정 요령을 정리했어요.

먼저 분명히 해 둘 점이 있어요. AI는 접수를 할 뿐 예약을 확정하지 않아요. 빈자리나 예약 현황도 알지 못해요. 접수된 내용을 사장님이 확인하고 고객에게 연락해 확정하는 흐름이에요.

노트 매뉴얼은 일반 매뉴얼과 무엇이 다를까요?

노트 매뉴얼 만드는 순서

• 「AI」 > 「응답 매뉴얼 추가/수정」 > 「응답 매뉴얼 추가」를 눌러요.
• 「제목」은 고객이 말하는 표현으로 써요. 예를 들어 “예약하고 싶어요”처럼요.
• 「매뉴얼 종류」에서 「노트」를 골라요.
• 「연결할 모듈」은 보통 「기본 상담」을 골라요.
• 「접수 필드」를 하나 이상 추가해요.
• 접수가 끝난 뒤 직원과 통화하게 하려면 「접수 후 담당자 연결」을 켜요.
• 「저장」을 누르고, 목록에서 스위치가 켜져 있는지 확인해요.

접수 필드는 어떻게 만들까요?

필드 하나가 AI가 고객에게 묻는 질문 하나라고 생각하면 돼요. 필드마다 다섯 가지를 정해요.

• 필드명: 사람이 읽는 이름이에요. 예) 고객 성함, 방문 희망 날짜
• 키: 영문으로 시작하고 영문, 숫자, 밑줄(_)만 써요. 예) customerName, visitDate
• 형식: 텍스트, 숫자, 예·아니오 가운데 골라요.
• 수집 힌트: AI가 어떻게 물어야 할지 알려 주는 짧은 설명이에요. 예) 원하는 날짜와 시간을 함께 물어보기
• 필수 여부: 꼭 받아야 하는 항목이면 필수로 표시해요.

필드는 꼭 필요한 것만 넣는 게 좋아요. 전화로 질문이 길게 이어지면 고객이 지치기 쉬워요. 예약 문의라면 성함, 연락처, 희망 날짜, 인원처럼 확정 연락에 필요한 항목부터 시작해 보세요. 인원처럼 숫자로 받는 항목은 형식을 숫자로, 주차 필요 여부 같은 항목은 예·아니오로 정하면 정리하기 편해요.

접수 후 담당자 연결은 언제 켜면 좋을까요?

「접수 후 담당자 연결」을 켜면 AI가 접수를 마친 뒤 담당자에게 전화를 연결해요. 고객과 바로 이야기해야 하는 상담이라면 켜 두고, 접수만 받아 두었다가 나중에 연락해도 되는 문의라면 꺼 두면 돼요. 바쁜 시간대에는 꺼 두고 확인 필요 액션을 보고 한꺼번에 연락하는 방식도 쓸 수 있어요.

접수된 내용은 어디서 확인하나요?

접수가 끝나면 「AI」 탭에 주황색 숫자가 생기고, 「확인 필요 액션」에 카드로 쌓여요. 카드에서 고객과 접수 항목, 요약을 보고 고객에게 전화나 문자로 연락한 뒤 「확인 완료」를 누르면 돼요. 통화 상세 화면의 「액션 기록」에서도 AI가 통화 중에 실행한 접수를 볼 수 있어요.

전화 예약 관리 기능은 zerocall.kr/shop/features/reservation 에서 더 볼 수 있어요.

노트 매뉴얼 접수 필드 예시

아래는 이해를 돕기 위한 예시 구성이에요. 매장 상황에 맞게 필드를 빼거나 더해서 쓰면 돼요. 수집 힌트에는 AI가 고객에게 물을 때 참고할 말을 짧게 적어 두면 질문이 자연스러워져요.

• 고객 성함: 키 customerName, 형식 텍스트, 필수
• 연락처: 키 phone, 형식 텍스트, 필수, 수집 힌트에 걸어 온 번호로 연락해도 되는지 물어보기
• 방문 희망 날짜: 키 visitDate, 형식 텍스트, 필수, 수집 힌트에 날짜와 시간을 함께 물어보기
• 인원: 키 headcount, 형식 숫자
• 요청 사항: 키 memo, 형식 텍스트, 필수 아님

정리

노트 매뉴얼은 매뉴얼 종류를 「노트」로 고르고, 꼭 필요한 접수 필드만 추가하면 준비가 끝나요. 가장 자주 받는 접수 한 가지부터 만들어 보고, 확인 필요 액션에 들어온 내용을 보며 필드를 다듬어 보세요.